Spis treści
- Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kiedy obowiązkowy?
- KSeF Program – Insert Subiekt GT i Subiekt Nexo
- Czy muszę przystąpić do KSeF?
- Dla kogo obowiązkowy KSeF?
- Kto korzysta z KSeF?
- Jak działa KSeF?
- Jakie są korzyści podatkowe z wykorzystywania KSeF?
- Kto nie będzie miał obowiązku korzystania z KSeF?
- Czy e-fakturowanie w KSeF zastąpi OCR?
- Jak wygląda proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF?
- Jak przystąpić do KSeF?
- Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF?
- Czym różni się ustrukturyzowana e-faktura od zwykłej faktury elektronicznej?
Zastanawiasz się, co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? To program informatyczny Ministerstwa Finansów, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Decydując się na korzystanie z KSeF, nie tylko upraszczasz proces fakturowania, ale również możesz liczyć na dodatkowe korzyści podatkowe. Warto zwrócić uwagę na programy do samofakturowania, takie jak Insert Subiekt GT i Subiekt Nexo, które ułatwią pracę w tym nowym systemie.
Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie w formie systemu komputerowego, które umożliwia wystawianie ustrukturyzowanych faktur i ich odbiór.
Głównym zadaniem KSeF jest uproszczenie i centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Dzięki temu wszystkie faktury sprzedażowe są przesyłane do jednego, centralnego miejsca. To oznacza, że systemy fakturowania i księgowości teraz będą współpracować bezpośrednio z KSeF.
Wdrożenie KSeF nie tylko umożliwia wysyłanie faktur, ale również ich odbiór przez systemy księgowe. Jest to szczególnie ważne, ponieważ wszystkie przetwarzane faktury przechodzą przez ten system, co zwiększa ich przejrzystość i kontrolę.
Ponadto elektroniczny system wystawiania faktur posiada zaawansowane funkcje zarządzania uprawnieniami. Obejmuje to nadawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu, a także uwierzytelnianie i weryfikację uprawnień. KSeF służy również do wystawiania i przechowywania e-faktur, oznaczania ich unikatowymi numerami identyfikacyjnymi oraz analizy i kontroli danych na fakturach. Dodatkowo system informuje podmioty o ważnych aspektach, takich jak data i czas wystawienia e-faktury, jej numer identyfikacyjny, a także o ewentualnych problemach, takich jak odrzucenie faktury czy brak możliwości wystawienia e-faktur.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) od kiedy obowiązkowy?
Do tej pory Ministerstwo Finansów wprowadziło Krajowy System e-Faktur (KSeF) z możliwością dobrowolnego przystąpienia od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024.
Po tej dacie nastąpią dwa ważne etapy dla wszystkich przedsiębiorców – obowiązek wystawiania faktur elektronicznych:
Pierwszy etap rozpocznie się 1 lipca 2024 roku. Od tego momentu, wszyscy czynni podatnicy VAT będą musieli korzystać z KSeF. Oznacza to, że od tego dnia każda faktura VAT będzie musiała być wystawiona poprzez ten system.
Drugi etap zostanie wprowadzony 1 stycznia 2025 roku. Wtedy to KSeF stanie się obowiązkowy również dla podatników, którzy są zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT, znanych jako 'nievatowcy’. Dotyczyć to będzie głównie wystawiania faktur.
KSeF Program – Insert Subiekt GT i Subiekt Nexo
Chcesz sprawnie zarządzać fakturami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?
Polecamy programy do KSeF Insert Subiekt GT i Subiekt Nexo – idealne rozwiązania dla firm, które chcą być na bieżąco z nowoczesnymi rozwiązaniami w obszarze faktur elektronicznych.
Insert Subiekt GT i Subiekt Nexo to programy, które umożliwiają przygotowanie e-faktur. Dzięki nim możesz bez problemu wystawić fakturę w formacie XML.
Wybór Insert Subiekt GT lub Subiekt Nexo to krok w stronę wygodniejszego i bardziej zintegrowanego zarządzania fakturami. To rozwiązanie, które pozwoli Ci skupić się na prowadzeniu biznesu, a nie na papierkowej robocie.
Subiekt NEXO
Subiekt nexo to nowoczesny system obsługi sprzedaży i magazynów dla małych i średnich firm. Oferuje intuicyjny interfejs oraz bogatą funkcjonalność, zaspokajając potrzeby różnych branż. Umożliwia obsługę wszystkich typów dokumentów handlowych, zarządzanie magazynem, a także zawiera rozbudowane moduły finansowe i rozliczeniowe. Subiekt nexo pozwala na zaawansowaną ewidencję asortymentu, klientów i urządzeń zewnętrznych. Jest częścią pakietu InsERT nexo, zawierającego również systemy księgowości, kadrowo-płacowe i CRM.
Subiekt GT
Subiekt GT to nowoczesny system do obsługi sprzedaży i magazynów, przeznaczony dla różnych rodzajów firm. Jest to część linii InsERT GT, obejmującej także programy księgowe i kadrowe. Subiekt GT oferuje pełną obsługę dokumentów handlowych i magazynowych, prowadzenie kartotek kontrahentów oraz towarów, z rozbudowanymi funkcjami kalkulacji cen. Umożliwia również zarządzanie płatnościami, w tym transakcjami wielowalutowymi, i oferuje różnorodne zestawienia oraz raporty. System wspiera również integrację z urządzeniami zewnętrznymi i innymi programami InsERT GT.
Czy muszę przystąpić do KSeF?
Zgodnie z przepisami, jeżeli prowadzisz działalność i jesteś vatowcem to z datą 1 lipca 2024 będziesz musiał uczestniczyć w KSeF, nievatowiec będzie miał taki obowiązek od 1 stycznia 2025.
Do końca czerwca 2024 możesz dobrowolnie przystąpić do tego programu.
Dla kogo obowiązkowy KSeF?
KSeF będzie obowiązkowy kolejno dla dwóch grup przedsiębiorców. Tabelka poniżej doskonale to przedstawia.
| Termin wejścia w życie obowiązkowego KSeF | Jaki podmiot ma obowiązek korzystania z KSeF? |
|---|---|
| 1 lipca 2024 roku | Dla czynnych podatników VAT |
| 1 stycznia 2025 roku | Dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur. |
Kto korzysta z KSeF?
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP
Jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozwala na wystawianie ustrukturyzowanych faktur w formacie XML.
Jeśli masz oprogramowanie do spraw finansowo-księgowych, które współpracuje z KSeF, możesz stamtąd wysyłać faktury. System sprawdzi, czy faktura jest dobrze zrobiona, zgodnie ze standardem XML, i da jej specjalny numer. Jak to zrobisz, dostaniesz urzędowe potwierdzenie (UPO), że faktura jest ok.
Odbiorca faktury może zobaczyć fakturę, logując się do KSeF albo używając pewnych informacji o fakturze, co nazywa się „dostępem anonimowym”. Ale uwaga! Odbiorca musi wyrazić zgodę na odbieranie faktur przez KSeF. Jak to zrobi, zależy od niego – może to być na przykład mail czy akceptacja regulaminu.
OFERUJEMY: Kompleksowa obsługa IT firm
Jeśli odbiorca nie zgodzi się na KSeF, to wystawca faktury może dalej używać systemu, ale musi też dać fakturę odbiorcy w starym stylu – na papierze albo jako plik elektroniczny. Warto wiedzieć, że zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych nie jest to samo, co zgoda na KSeF – można zgodzić się na jedno, a na drugie nie.
PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ: Podpis elektroniczny – jak uzyskać i używać go w firmie
Jakie są korzyści podatkowe z wykorzystywania KSeF?
Lista korzyści wynikająca z korzystania nowej formy dostarczania e-faktur jest ogromna:
- Zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur, ten obowiązek przejmuje KSeF
- Eliminacja konieczności przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu
- Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni
- Bezpieczeństwo interpretacyjne dzięki jednolitemu formatowi faktury elektronicznej
- Większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania, co zmniejsza ryzyko błędów
- Możliwość pobierania faktur kosztowych bezpośrednio z systemu bez konieczności posiadania ich w formie papierowej
- Usprawnienie kontroli VAT przez fiskusa dzięki bieżącym informacjom o transakcji, zwiększając dochody budżetu państwa
- Zmniejszenie ryzyka utraty faktur i problemów związanych z ich poszukiwaniem
- Uproszczenie procesu korekt faktur, co zapewnia płynniejsze transakcje między przedsiębiorstwami
- Łatwiejszy dostęp do historii transakcji, co umożliwia lepszą kontrolę finansów firmy
- Zmniejszenie kosztów drukowania i wysyłki faktur papierowych
- Szybsze i bardziej efektywne zarządzanie płatnościami, dzięki natychmiastowemu przekazywaniu faktur
- Zwiększona przejrzystość transakcji, co może poprawić zaufanie między partnerami biznesowymi
- Lepsza organizacja danych, co ułatwia przeprowadzanie audytów i kontroli
Kto nie będzie miał obowiązku korzystania z KSeF?
Obowiązkowe fakturowanie z KSeF nie dotyczy.:
- faktury konsumenckie (tzw. B2C);
- bilety, które uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych,
- faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.
PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ: Zakup kasy fiskalnej – kompleksowy przewodnik na co zwrócić uwagę
Czy e-fakturowanie w KSeF zastąpi OCR?
W dzisiejszym świecie księgowości OCR odgrywają kluczową rolę. System ten ułatwia proces księgowania poprzez automatyczne rozpoznawanie danych z faktur. Często wymaga to dokładnego sprawdzenia dat, numerów faktury, danych kontrahenta oraz zaksięgowanych wartości.
Kluczową zaletą KSeF jest wprowadzenie ustandaryzowanego formatu faktury, znanej jako faktura ustrukturyzowana. Oznacza to, że każda faktura wystawiona w ramach KSeF będzie posiadała identyczne dane, ujęte w jednolity sposób.
To ma fundamentalne znaczenie. Dzięki ustandaryzowanemu formatowi, systemy informatyczne będą mogły odczytywać dane z faktur bez błędów, eliminując problemy związane z nieprecyzyjnym odczytem przez OCR. Efektem tego będzie nie tylko większa szybkość, ale i dokładność w procesie księgowania. Księgowi i przedsiębiorcy będą mogli skoncentrować się bardziej na aspektach merytorycznych swojej pracy, zamiast rozwiązywania problemów wynikających z błędów w odczycie danych.
ZOBACZ RÓWNIEŻ: Kserokopiarki i urządzenia wielofunkcyjne w Starogardzie Gdańskim
Jak wygląda proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF?
Proces przygotowania faktur sprzedażowych w KSeF składa się z następujących kroków:
- Przygotowanie merytoryczne faktury. Obejmuje to określenie wszystkich wymaganych i opcjonalnych pól schemy faktury, takich jak nazwa i adres nabywcy, dane sprzedawcy, opis towarów lub usług, kwota netto, stawka podatku VAT, kwota podatku VAT i kwota brutto.
- Przygotowanie techniczne faktury. Polega na utworzeniu pliku XML zawierającego dane faktury w formacie zgodnym ze schematem KSeF.
- Autoryzacja użytkownika w KSeF. Użytkownik, który ma wystawiać e-faktury w KSeF, musi posiadać uprawnienia do tego.
- Wysłanie faktury do KSeF.
- Po wysłaniu faktury do KSeF zostanie ona zweryfikowana pod względem poprawności formatu i zawartości. Jeśli faktura jest poprawna, zostanie przyjęta do KSeF i nadany jej zostanie numer referencyjny.
- Nadanie numeru referencyjnego. Numer referencyjny jest unikalnym identyfikatorem faktury w KSeF. Numer referencyjny można wykorzystać do wyszukiwania faktury na platformie KSeF.
Poradnik: Serwis kserokopiarek Gdańsk, Starogard Gdański i Gdynia
Jak przystąpić do KSeF?
Przystąpienie do KSeF jest obecnie dobrowolne. Musisz posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub token wygenerowany przez KSeF. Gdy już będziesz mieć jeden z tych elementów, pierwsze kroki w KSeF rozpoczniesz na oficjalnej stronie rządowej Krajowy System e-Faktur (KSeF). To tam dokonasz pierwszego logowania i zaczniesz korzystać z systemu. Pamiętaj, że przygotowanie się teraz ułatwi Ci przejście na system obowiązkowy w przyszłości.
Czy możliwe jest samofakturowanie w KSeF?
W systemie KSeF podatnik, czyli sprzedawca, posiada pełnię uprawnień, zarówno pierwotnych, jak i domyślnych. Dzięki temu ma możliwość modyfikowania uprawnień w ramach systemu. Co to oznacza? Przede wszystkim, że podatnik może wyznaczać inne podmioty, które będą miały prawo do wystawiania faktur w ramach samofakturowania. Tak więc samofakturowanie w KSeF jest jak najbardziej możliwe.
Czym różni się ustrukturyzowana e-faktura od zwykłej faktury elektronicznej?
Główna różnica między tymi dwoma typami faktur elektronicznych tkwi w ich formacie i strukturze danych. Ustrukturyzowana e-faktura w formacie XML zapewnia standaryzację, co ułatwia automatyczne przetwarzanie faktur, podczas gdy zwykła e-faktura w formacie PDF jest bardziej elastyczna, ale nie oferuje tej samej jednolitości struktury. W celu poprawy wydajności i komfortu pracy warto wykorzystać oprogramowanie dla firm, które posiada wdrożone elektroniczne fakturowanie w KSeF.
